L’importance de digitaliser le processus de la veille réglementaire et technologique, pour anticiper les changements et maitriser les risques opérationnelles et managériales.
Ainsi, développer une politique d’anticipation et de maitrise des risques auxquels l’organisme est souvent affronté.
La digitalisation des processus technico-juridique a fait ses preuves autant dans les secteurs publics que privés.
L’intégration des nouvelles technologies digitales au sein des entreprises industrielles ou de services, permet d’accélérer leur transformation numérique, garantissant ainsi une performance accrue.
Les systèmes critiques, au cœur de ces solutions digitales, s’appuient sur une combinaison des technologies avancées : intelligence artificielle, data science, edge computing, gestion multi-cloud, réalité mixte.
Il devient alors indispensable de les maitriser, d’être réactif et pertinent, afin de choisir les réponses les mieux adaptées et les plus efficaces pour le futur de son organisation et de ses nouveaux usages.
Parmi les processus que les managers réalisent au quotidien, la veille réglementaire et technologique est l’une des plus importantes.
En effet, pour s’assurer que l’organisme est en ligne avec ses obligations de conformité, et respecte les exigences réglementaires en vigueur, les chargés de la conformité légale et réglementaire doivent avoir les actualités techniques et juridiques en permanence.
Les sources d’information sont très abondant vu les changements réglementaires et technologique qui peuvent provenir de la législation marocaine ou des pays étrangers.
Entre l’analyse des lois, décrets, directives ou encore des réponses ministérielles, la veille réglementaire demande des efforts considérables.
Pourtant, même si cette mission est importante, les organismes ne peuvent pas y consacrer tout leur temps. Il est essentiel pour eux de s’appuyer sur des solutions digitales qui faciliteront cette tâche pertinente.
Une veille réglementaire efficace permet aux chargés de la conformité de gérer la maitrise de l’organisme des risques réels et potentiels susceptibles d’impacter la continuité de leur activité.
En effet, l’anticipation est la clé pour assurer une adaptation sereine et ainsi ne pas prendre de retard dans l’application des réglementations.
De plus, certaines non-conformité impactent sensiblement l’activité de l’organisme vis-à-vis de leurs parties prenantes, vu les risques d’ordre civile et ou pénale.
Dans la plupart des cas, une veille réglementaire inefficace est due au manque de ressources interne ou encore à l’absence d’outils performants permettant de simplifier la recherche et la collecte d’informations.
Avec l’avancement des technologies d’information, il est possible d’améliorer le processus de la veille réglementaire au moyen d’outil digital.
L’apparition de logiciels accessibles en open source ont permis de mettre la surveillance des activités à la portée de toutes les personnes impliquées et ce de manière automatisée.
Malgré ces avantages, il convient de mettre en place une démarche normalisée de la veille réglementaire technico-juridique pour qu’elle reste au service de la vision stratégique et les besoins des services de gestion de la conformité légale et réglementaire.
La veille doit généralement contribuer de façon adaptée à la production d’informations utiles et utilisables pour répondre à sa vocation initiale qui est d’anticiper les risques et conserver ou de créer un avantage commercial et concurrentiel sûr.
Etats des lieux et diversité des domaines de la veille légale et réglementaire
Un état des lieux préalable doit être effectué pour connaître les activités et les installations des sites concernés, afin de définir le périmètre de la veille et identifier ainsi les exigences applicables d’une manière personnalisée pour chaque domaine.
La veille doit généralement contribuer de façon adaptée à la production d’informations utiles et utilisables pour répondre à sa vocation initiale qui est d’anticiper les risques et conserver ou de créer un avantage commercial et concurrentiel sûr.
Un état des lieux préalable doit être effectué pour connaître les activités et les installations des sites concernés, afin de définir le périmètre de la veille et identifier ainsi les exigences applicables d’une manière personnalisée pour chaque domaine.
Un état des lieux préalable doit être effectué pour connaître les activités et les installations des sites concernés, afin de définir le périmètre de la veille et identifier ainsi les exigences applicables d’une manière personnalisée pour chaque domaine.
L’étape de personnalisation des textes réglementaires représente la phase la plus déterminante pour identifier les références technico-juridique applicables d’une manière exhaustive et personnalisée en lumière des données de la phase initiale : diagnostic et état des lieux.
Une phase de finition est alors nécessaire pour filtrer parmi l’ensemble des exigences des textes applicables, ceux dont l’applicabilité sur l’organisme présente des incidences directe ou indirecte à prendre en considération.
Une fois que l’étape d’identification des exigences réglementaires est achevée, un audit technico-juridique doit passer en revue l’état de conformité des activités et installations, et éditer un rapport sur le bilan de la conformité consolidé.
Le plan des actions correctives de l’organisme doit trouver principalement ses fondements sur la base des non-conformités constatées lors de l’audit de conformité réglementaire.
La gestion automatisée et centralisée des plans d’action de mise en conformité aidera à arder la traçabilité des 5Q dans l’organisme et assurera une surveillance et un pilotage efficace de l’amélioration du taux de conformité dans une approche d’amélioration.
Les solutions digitales apportent une vision dynamique sur les indicateurs de performance et de la conformité pour une analyse pertinente des résultats du processus de la veille réglementaire.
Une approche proactive des mises à jours est fortement recommandée pour actualiser les registres et la liste des textes applicables sur une échelle de temps largement suffisent pour une meilleure planification
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